POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Plataforma Plenno ERP (plennoerp.com.br)

Versão: 1.0 (RASCUNHO) Data de vigência: 30 de setembro de 2026 Última atualização: 31 de agosto de 2026

AVISO: este documento é um rascunho gerado para preencher uma lacuna real (o Plenno nunca teve Política de Privacidade própria). Segue a mesma estrutura e as referências já assumidas pela Cláusula 21 do Termos de Uso v1.0, mas precisa de revisão jurídica (mesmo fluxo já planejado via SEBRAE para os demais documentos legais do Plenno) antes de ser considerado definitivo.

CONTROLADORA/OPERADORA: A RAUTA TECNOLOGIA ME CNPJ: 20.620.799/0001-26 Nome fantasia: HBI CONSULTORIA E TREINAMENTOS Endereço: Rua Justino França, 635, Apto 73, Jd. São Carlos, CEP 13170-050, Sumaré/SP E-mail: [email protected] Telefone: (19) 99722-7879 doravante denominada "HBI" ou "Plenno"

PREÂMBULO

Esta Política de Privacidade descreve como a HBI coleta, usa, armazena, compartilha e protege dados pessoais no contexto da plataforma Plenno ERP, disponível em plennoerp.com.br e subdomínios.

Esta Política integra os Termos de Uso do Plenno por referência (Cláusula 21) e deve ser lida em conjunto com eles.

Base legal: Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n. 13.709/2018), Marco Civil da Internet (Lei n. 12.965/2014).

SEÇÃO I - PAPÉIS: OPERADORA E CONTROLADOR

Cláusula 1 - Dois tipos de dados pessoais tratados

1.1. Esta Política trata de dois grupos de dados pessoais, com papéis diferentes da HBI em cada um:

• Dados de cadastro do USUÁRIO (nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ, endereço, dados de pagamento): a HBI atua como Controladora, definindo as finalidades e os meios de tratamento.

• Dados inseridos pelo USUÁRIO na Plataforma (cadastros de clientes, fornecedores, funcionários, dados financeiros e fiscais de terceiros): a HBI atua como Operadora, tratando esses dados exclusivamente conforme instrução do USUÁRIO, que é o Controlador desses dados nos termos do art. 5, inciso VI, da LGPD.

1.2. O USUÁRIO, ao inserir dados pessoais de terceiros (seus próprios clientes, funcionários ou fornecedores) na Plataforma, é responsável por possuir base legal adequada para essa coleta e por informar os titulares sobre o tratamento, conforme já previsto na Cláusula 21.3 do Termos de Uso.

SEÇÃO II - DADOS COLETADOS PELA HBI (COMO CONTROLADORA)

Cláusula 2 - Dados fornecidos no cadastro

2.1. Ao criar uma conta, a HBI coleta: nome completo ou razão social, e-mail, telefone, CPF ou CNPJ, endereço, e, quando aplicável, dados bancários e de cartão para processamento de pagamento (estes últimos processados diretamente pelos provedores de pagamento, nunca armazenados pela HBI, conforme Seção IV).

2.2. Ao demonstrar interesse em um plano pela página pública de planos, antes de criar uma conta, a HBI coleta nome, e-mail e telefone para fins de contato comercial.

Cláusula 3 - Dados de uso e acesso

3.1. A HBI coleta automaticamente: endereço IP, data e hora de acesso, páginas visitadas, ações realizadas na Plataforma e identificadores de sessão, para fins de segurança, auditoria e melhoria do produto.

3.2. A HBI utiliza a ferramenta Microsoft Clarity para análise agregada de uso da Plataforma (mapas de calor, gravação de sessão anonimizada), que pode envolver cookies e identificadores de navegador. Ver Seção VI (Cookies).

Cláusula 4 - Dados de comunicação

4.1. Quando o USUÁRIO entra em contato com o suporte ou responde a e-mails transacionais, a HBI armazena o conteúdo dessa comunicação para fins de atendimento e histórico.

SEÇÃO III - FINALIDADES E BASES LEGAIS

Cláusula 5 - Para que os dados são usados

5.1. A HBI trata dados pessoais para as seguintes finalidades e bases legais (art. 7, LGPD):

• Execução de contrato: criação e manutenção da conta, provisão dos módulos contratados, suporte técnico, processamento de pagamentos, emissão de notas fiscais e cobranças;
• Cumprimento de obrigação legal: emissão e guarda de documentos fiscais, resposta a ordens judiciais ou de autoridades competentes;
• Legítimo interesse: prevenção a fraude, segurança da informação, melhoria da Plataforma;
• Consentimento: envio de comunicações de marketing e novidades do produto, quando o USUÁRIO optar por recebê-las; contato comercial a partir de manifestação de interesse na página de planos.

5.2. A HBI não utiliza dados pessoais do USUÁRIO ou de terceiros inseridos na Plataforma para perfilamento comercial destinado a terceiros, nos termos da Cláusula 20 do Termos de Uso.

SEÇÃO IV - COMPARTILHAMENTO COM TERCEIROS

Cláusula 6 - Processadores e parceiros

6.1. Para a prestação do serviço, a HBI compartilha dados pessoais com os fornecedores por ela contratados, listados abaixo. Este rol é exaustivo quanto aos fornecedores escolhidos pela HBI, e não alcança o compartilhamento que o próprio USUÁRIO determinar, tratado na Cláusula 6-B:

• Infraestrutura própria em servidor dedicado (VPS), com autenticação via Supabase Auth (região sa-east-1, São Paulo): os dados operacionais da Plataforma (cadastros, financeiro, contratos, etc.) são armazenados em banco de dados próprio; o Supabase é usado especificamente para autenticação de usuários;
• Infraestrutura Nacional de NFS-e (Governo Federal) e, quando o município do USUÁRIO não integrar o Ambiente Nacional, o sistema municipal de emissão por ele adotado: emissão de notas fiscais de serviço, quando o módulo estiver ativo;
• Cloudflare: CDN, proteção contra ataques e certificados de segurança (TLS);
• Microsoft Graph API e Resend: envio de e-mails transacionais e de cobrança (confirmação de cadastro, recuperação de senha, notificações, avisos de vencimento);
• instituição financeira ou de pagamento contratada para emissão e liquidação de cobranças, quando o USUÁRIO utilizar essa funcionalidade;
• Microsoft Clarity: análise agregada e anonimizada de uso da interface;
• BrasilAPI: consulta de CNPJ e CEP para autopreenchimento de formulários (recebe apenas o número consultado, não dados pessoais adicionais);
• Anthropic (Claude API) e Chatwoot (infraestrutura própria da HBI): quando o USUÁRIO ou visitante utiliza o widget de atendimento ("Fale por aqui") disponível no site do Plenno, a mensagem enviada é processada pela Anthropic para gerar a resposta automática e espelhada no Chatwoot (atendimento humano de apoio).

6.2. Nenhum desses terceiros está autorizado a usar os dados para finalidade diversa da contratada pela HBI.

Cláusula 6-B - Compartilhamento determinado pelo próprio USUÁRIO

6-B.1. A Plataforma permite ao USUÁRIO autorizar que um terceiro por ele escolhido, notadamente seu escritório de contabilidade, acesse dados de sua Conta em modo somente leitura, nos escopos que ele marcar, por prazo determinado e com registro de auditoria.

6-B.2. Nessa hipótese, a HBI atua como Operadora executando instrução documentada do USUÁRIO (art. 39 da LGPD). O terceiro não é fornecedor, subcontratado, suboperador nem preposto da HBI, que não o escolhe, não define a finalidade do tratamento que ele realizar e não responde pelos serviços que ele prestar.

6-B.3. O ato de autorização não é consentimento de titular na acepção do art. 8 da LGPD, e sim instrução de controlador. As bases legais do compartilhamento são o cumprimento de obrigação legal ou regulatória do USUÁRIO (art. 7, inciso II) e, de forma subsidiária, o legítimo interesse (art. 7, inciso IX).

6-B.4. O acesso é limitado aos escopos marcados, que iniciam todos desmarcados, e aos colaboradores que o terceiro expressamente atribuir ao atendimento daquele USUÁRIO. Não são disponibilizados, em nenhum escopo: e-mail, telefone, endereço detalhado e observações internas de contatos; preço de venda e margem de produtos; anexos de contrato.

6-B.5. A autorização vale por 12 (doze) meses, exige reconfirmação e pode ser revogada a qualquer momento, com efeito imediato. Cessa automaticamente com a suspensão ou o cancelamento da Conta.

6-B.6. O USUÁRIO acompanha, dentro da Plataforma, quais terceiros têm acesso, com quais escopos, quais colaboradores estão atribuídos e o histórico completo de acessos realizados.

6-B.7. As condições completas constam do Termo de Delegação de Acesso, versionado, cuja versão aceita fica registrada em cada autorização.

Cláusula 7 - Vedação à venda de dados

7.1. A HBI não vende, aluga, permuta ou comercializa dados pessoais a terceiros, conforme já declarado na Cláusula 20.1 do Termos de Uso.

Cláusula 7-A - Transferência internacional de dados

7-A.1. Alguns dos terceiros listados na Cláusula 6.1 (Cloudflare, Microsoft, Resend e Anthropic) operam infraestrutura global, o que pode envolver processamento ou trânsito de dados fora do território nacional, nos termos do art. 33 da LGPD.

7-A.2. A HBI seleciona esses fornecedores por adotarem padrões internacionais de proteção de dados e cláusulas contratuais de proteção compatíveis com a LGPD. Dados armazenados de forma primária (banco de dados operacional da Plataforma e autenticação) permanecem em servidores localizados no Brasil (região sa-east-1, São Paulo).

SEÇÃO V - RETENÇÃO E EXCLUSÃO DE DADOS

Cláusula 8 - Por quanto tempo os dados ficam armazenados

8.1. Os dados são mantidos enquanto a conta estiver ativa, para viabilizar a prestação do serviço.

8.2. Após o cancelamento da conta, aplica-se o Período de Graça de 30 (trinta) dias já previsto na Cláusula 19 do Termos de Uso, findo o qual os dados são excluídos definitivamente, ressalvadas as seguintes retenções obrigatórias por lei:

• Notas fiscais emitidas: 5 (cinco) anos (art. 173, CTN);
• Registros de acesso e conexão: 6 (seis) meses (art. 15, Marco Civil da Internet);
• Dados necessários ao cumprimento de ordem judicial ou administrativa, pelo prazo determinado pela autoridade competente.
• Registros de autorização de acesso a terceiros e registros de acesso correspondentes: 5 (cinco) anos, com fundamento no art. 7, incisos II e VI, da LGPD, por constituírem prova da licitude do compartilhamento; esses registros são imutáveis e não podem ser alterados nem excluídos, inclusive pela HBI.

8.3. Cópias de segurança (backup) de rotina podem reter dados por um período adicional limitado, necessário para garantir a continuidade e a recuperação do serviço, sendo excluídas nos ciclos normais de rotação de backup.

8.4. A HBI pode reter e utilizar dados agregados e anonimizados (que não permitam identificação individual) mesmo após a exclusão dos dados pessoais correspondentes, para fins estatísticos e melhoria do produto, conforme art. 12 da LGPD e Cláusula 20.2 do Termos de Uso.

SEÇÃO VI - COOKIES

Cláusula 9 - Uso de cookies

9.1. A Plataforma utiliza cookies e tecnologias similares para:

• Manter a sessão do USUÁRIO autenticado (cookies essenciais, geridos pelo Supabase Auth);
• Análise agregada de uso via Microsoft Clarity (cookies de terceiro).

9.2. Cookies essenciais não podem ser desativados sem comprometer o funcionamento da Plataforma. Cookies de análise podem ser bloqueados pelas configurações do navegador do USUÁRIO, sem prejuízo ao uso do Plenno.

SEÇÃO VII - DIREITOS DO TITULAR

Cláusula 10 - Direitos garantidos pela LGPD

10.1. O USUÁRIO, como titular de seus próprios dados pessoais, pode a qualquer momento solicitar à HBI, nos termos do art. 18 da LGPD:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço, observado o sigilo comercial e industrial (já disponível via exportação, Cláusula 18 do Termos de Uso);
• Eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento;
• Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais houve uso compartilhado de dados (art. 18, inciso VII, da LGPD), observado o disposto no item 10.4;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento, quando aplicável;
• Oposição a tratamento realizado com base em legítimo interesse, quando não houver outra base legal aplicável.

10.2. Solicitações podem ser feitas pelo e-mail [email protected]. Solicitações de confirmação de tratamento e acesso aos dados serão respondidas em até 15 (quinze) dias, conforme art. 19 da LGPD; as demais, em prazo razoável considerando a complexidade do pedido.

10.3. O USUÁRIO também pode apresentar reclamação diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), caso entenda que seus direitos não foram atendidos adequadamente.

10.4. Quanto aos dados que o USUÁRIO insere na Plataforma (Cláusula 1.1, "b"), o Controlador é o USUÁRIO. Pedido de titular dirigido à HBI sobre esses dados, inclusive o pedido de informação sobre compartilhamento, será encaminhado ao USUÁRIO responsável, na forma da Cláusula 7.1 do DPA. A HBI disponibiliza ao USUÁRIO, dentro da Plataforma, o registro completo dos terceiros autorizados e dos acessos realizados, de modo que ele possa responder ao titular com precisão.

SEÇÃO VIII - SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Cláusula 11 - Medidas de proteção

11.1. A HBI adota medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais, incluindo: criptografia em trânsito (TLS), controle de acesso por usuário e conta (Row-Level Security), autenticação multifator disponível para contas administrativas, e monitoramento de acesso.

11.2. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco relevante aos titulares, a HBI comunicará o USUÁRIO em até 72 (setenta e duas) horas após a confirmação, conforme art. 48 da LGPD, sem prejuízo da comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) quando exigível.

11.3. O acesso de terceiros autorizados (Cláusula 6-B) observa controles adicionais: credencial individual por colaborador, com vedação de login compartilhado; autenticação em dois fatores obrigatória, sem opção de desativação; canal de acesso com permissão apenas de leitura; verificação da autorização e do escopo no próprio banco de dados, e não apenas na aplicação; e registro imutável de todo acesso, disponível ao USUÁRIO.

SEÇÃO IX - CRIANÇAS E ADOLESCENTES

Cláusula 12 - Faixa etária

12.1. A Plataforma não é direcionada a menores de 18 (dezoito) anos. Conforme Cláusula 3.2 do Termos de Uso, menores de 18 anos só podem criar conta com o consentimento dos pais ou responsáveis legais, nos termos do art. 14 da LGPD.

SEÇÃO X - ALTERAÇÕES DESTA POLÍTICA

Cláusula 13 - Atualizações

13.1. Esta Política pode ser atualizada periodicamente. Alterações relevantes serão comunicadas ao USUÁRIO por e-mail ou aviso na Plataforma, com antecedência razoável em relação à entrada em vigor.

13.2. O uso continuado da Plataforma após a entrada em vigor de alterações constitui aceite tácito da versão atualizada, exceto quando a alteração ampliar o uso de dados tratados com base em consentimento (Cláusula 5.1d), hipótese em que a HBI solicitará novo consentimento explícito.

SEÇÃO XI - ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS (DPO)

Cláusula 14 - Contato

14.1. Dúvidas, solicitações ou reclamações relacionadas ao tratamento de dados pessoais podem ser direcionadas ao Encarregado de Proteção de Dados (DPO) da HBI pelo e-mail [email protected].

SEÇÃO XII - FORO

Cláusula 15 - Foro de eleição

15.1. Fica eleito o foro da comarca de Sumaré/SP para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes desta Política, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

*Este documento integra os Termos de Uso do Plenno ERP v1.0 por referência (Cláusula 21).*