POLÍTICA DE RETENÇÃO E EXCLUSÃO DE DADOS
Plataforma Plenno ERP (plennoerp.com.br)
Versão: 1.0 (RASCUNHO) Data de vigência: 15 de setembro de 2026 Última atualização: 16 de agosto de 2026
AVISO: documento gerado para preencher lacuna real (item C2 do plano de documentos legais do Plenno, nunca escrito). Detalha, de forma operacional, o que já está previsto na Cláusula 19 do Termos de Uso e na Seção V da Política de Privacidade. Aguarda revisão jurídica (SEBRAE) antes de ser considerado definitivo.
1. POR QUANTO TEMPO OS DADOS FICAM ARMAZENADOS
Enquanto a Conta estiver ativa, os dados permanecem armazenados para viabilizar o uso normal da Plataforma.
2. APÓS O CANCELAMENTO DA CONTA
2.1. Período de Graça (30 dias). A partir do cancelamento, a Conta entra em modo somente leitura por 30 (trinta) dias corridos. Nesse período, o USUÁRIO pode acessar a Plataforma exclusivamente para exportar seus dados.
2.2. Exclusão definitiva. Encerrado o Período de Graça sem exportação, os dados são excluídos de forma definitiva e irreversível, ressalvadas as retenções obrigatórias da Seção 3 abaixo.
3. O QUE NÃO PODE SER EXCLUÍDO (RETENÇÃO OBRIGATÓRIA POR LEI)
| Tipo de dado | Prazo de retenção | Base legal |
|---|---|---|
| Notas fiscais emitidas (NFS-e) | 5 anos | Art. 173, Código Tributário Nacional |
| Registros de acesso e conexão | 6 meses | Art. 15, Marco Civil da Internet |
| Dados sob ordem judicial ou administrativa | Prazo determinado pela autoridade | Cumprimento de decisão |
| Registro de autorização de acesso a terceiro e registro de acessos realizados | 5 anos | Art. 7, incisos II e VI, da LGPD (prova da licitude do compartilhamento e exercício regular de direitos) |
Esses dados permanecem armazenados mesmo após o cancelamento da Conta e o fim do Período de Graça, isolados e acessíveis apenas para os fins legais que justificam sua retenção.
4. COMO SOLICITAR EXPORTAÇÃO DE DADOS
4.1. Durante o uso normal ou durante o Período de Graça, a exportação pode ser feita diretamente pelo USUÁRIO, sem necessidade de solicitação à HBI, através de:
- Configurações da Conta (exportação geral); - Módulos individuais (Contatos, Produtos, Financeiro, Estoque, etc.), nos formatos CSV, Excel ou XML de documentos fiscais, conforme disponibilidade de cada módulo.
4.2. Caso o USUÁRIO precise de apoio ou de um formato não disponível na interface, pode solicitar por e-mail a [email protected].
5. COMO SOLICITAR EXCLUSÃO DE DADOS
5.1. Exclusão de registros específicos: disponível diretamente nas telas de cada módulo (ex: excluir um contato, um produto), respeitando os vínculos existentes (um registro com movimentação financeira associada não pode ser excluído sem antes tratar essa movimentação).
5.2. Exclusão da Conta inteira: feita através do cancelamento da Assinatura, seguida do fluxo descrito na Seção 2 acima.
5.3. Exclusão de dados de terceiros (LGPD): quando um titular de dados inserido por um USUÁRIO do Plenno (cliente, funcionário ou fornecedor do USUÁRIO) solicitar exclusão diretamente à HBI, a solicitação será encaminhada ao USUÁRIO responsável (Controlador desses dados), conforme Cláusula 7 do Acordo de Processamento de Dados (DPA). Quando o dado objeto do pedido tiver sido compartilhado com terceiro autorizado pelo USUÁRIO, o encaminhamento incluirá a informação de qual terceiro teve acesso e em que data, extraída do registro de acessos, para que o USUÁRIO possa cumprir integralmente o art. 18, inciso VII, da LGPD.
5-A. QUANDO O ACESSO DE UM TERCEIRO AUTORIZADO TERMINA
5-A.1. O acesso termina por revogação pelo USUÁRIO, por expiração do prazo sem reconfirmação, por suspensão ou cancelamento da Conta, ou por suspensão administrativa aplicada pela HBI diante de indício de abuso.
5-A.2. O que acontece imediatamente. O terceiro deixa de acessar qualquer dado da Conta, inclusive nas sessões que estejam abertas naquele instante. Não há período de tolerância.
5-A.3. O que a HBI conserva. O registro da autorização, com quem aprovou, quando, de onde e sob qual versão do termo, e o registro de todos os acessos realizados. Esses registros não são excluídos, pela razão indicada na Seção 3.
5-A.4. O que a HBI não consegue apagar, e por quê. O dado que o terceiro já consultou, exportou ou baixou antes do encerramento saiu do controle técnico da Plataforma no momento da extração. A HBI não tem meio de eliminá-lo dos sistemas do terceiro. O que existe é obrigação contratual, assumida por ele no Termo de Delegação de Acesso: cessar o uso, conservar apenas pelo prazo em que a lei ou a norma profissional lhe imponham guarda, usar exclusivamente para esse fim, eliminar ao término e informar ao USUÁRIO, quando solicitado, o que permanece em sua posse e sob qual fundamento.
5-A.5. Por que o dado não é devolvido nem destruído automaticamente. A guarda de livros e documentos contábeis e fiscais é obrigação legal, e o profissional que executou a escrituração tem dever próprio de conservação. Exigir destruição imediata colocaria o terceiro em conflito com obrigação legal dele.
6. O QUE NUNCA É EXCLUÍDO, MESMO A PEDIDO DO TITULAR
- Notas fiscais já emitidas (obrigação legal de guarda de 5 anos); - Registros necessários para defesa em processo judicial ou administrativo em curso; - Dados cuja exclusão comprometeria a integridade contábil/fiscal de terceiros (ex: um lançamento financeiro já vinculado a uma nota fiscal emitida). - Registros de autorização de acesso a terceiros e o histórico de acessos correspondente, que são imutáveis e constituem a prova de que o compartilhamento foi autorizado, por quem e quando.